Personvernerklæring

1. Kontaktinformasjon

Du kan kontakte oss på e-post dersom du har spørsmål om hvordan personopplysningene dine behandles.

2. Hvilke personopplysninger vi behandler

Avhengig av hvilke tjenester du benytter, kan vi behandle:

• navn
• e-postadresse
• telefonnummer
• adresse og leveringsopplysninger
• betalings- og kjøpsopplysninger
• opplysninger du selv oppgir i kontaktskjema eller annen henvendelse
• opplysninger om påmelding til Trygghetsbrevet, kurs eller webinarer
• opplysninger om hvilke e-poster du åpner og hvilke lenker du klikker på
• tekniske opplysninger, som IP-adresse, nettlesertype og bruk av nettsidene
• nødvendige opplysninger knyttet til timebestilling, behandling, fakturering og pasientoppfølging

3. Psykologtjenester og kliniske henvendelser

Traumepsykologen AS behandler personopplysninger når du tar kontakt om psykologtjenester, bestiller time eller mottar helsehjelp.

Opplysningene brukes til å:

• besvare henvendelser
• administrere timeavtaler
• yte forsvarlig helsehjelp
• føre pasientjournal
• sende nødvendig informasjon om avtaler
• gjennomføre betaling og fakturering
• oppfylle lovpålagte forpliktelser

Behandlingen bygger blant annet på at den er nødvendig for å gjennomføre tiltak på din forespørsel, yte helsehjelp og oppfylle rettslige plikter.

Helse- og journalopplysninger behandles i samsvar med helsepersonelloven, pasientjournalloven og annet relevant regelverk. Opplysningene oppbevares i godkjente fagsystemer og behandles under lovpålagt taushetsplikt.

Pasientopplysninger brukes ikke til markedsføring eller til å melde noen på Trygghetsbrevet. Dersom en klient ønsker å motta Trygghetsbrevet, må vedkommende melde seg på separat og frivillig.

4. Timebestilling

Timebestilling skjer gjennom en ekstern, sikker løsning levert av Konfidens. Når du bruker denne løsningen, behandles opplysninger som er nødvendige for å administrere timeavtalen og følge deg opp som pasient.

Konfidens behandler opplysninger på vegne av Traumepsykologen AS i henhold til gjeldende avtale og personvernregler.

5. Kontaktskjema og andre henvendelser

Når du kontakter oss gjennom nettsiden, på e-post eller telefon, behandler det aktuelle selskapet opplysningene du oppgir for å kunne besvare og følge opp henvendelsen.

En henvendelse om psykologtjenester behandles av Traumepsykologen AS. En henvendelse om kurs, Trygghetsbrevet, podkast, nettbutikk eller digitale produkter behandles av Ekko fra fortiden AS.

Opplysningene slettes når de ikke lenger er nødvendige for formålet, med mindre de må oppbevares på grunn av lovpålagte krav eller behov for dokumentasjon.

6. Trygghetsbrevet og markedsføring

Trygghetsbrevet leveres av Ekko fra fortiden AS.

Når du melder deg på, registrerer vi e-postadressen din og eventuelt navnet ditt. Opplysningene brukes til å sende deg:

• faglig kunnskap og refleksjoner
• konkrete råd og verktøy
• informasjon om podkast og bokprosjekter
• invitasjoner til kurs og webinarer
• nyheter og relevante tilbud fra Ekko fra fortiden AS

Behandlingen bygger på samtykket du gir når du melder deg på. Vi bruker som hovedregel dobbel bekreftelse, slik at du må bekrefte e-postadressen før påmeldingen fullføres.

Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ved å bruke avmeldingslenken nederst i e-postene. Det er like enkelt å trekke samtykket tilbake som å gi det.

Når du melder deg av, slutter vi å sende deg Trygghetsbrevet. Begrensede opplysninger kan oppbevares dersom dette er nødvendig for å dokumentere samtykket eller sikre at ønsket om avmelding blir respektert.

Kajabi brukes som teknisk leverandør for påmelding, administrasjon av abonnenter, kurs og utsendelse av e-post. Kajabi og relevante underleverandører kan derfor behandle personopplysninger på vegne av Ekko fra fortiden AS.

7. Kurs og digitale produkter

Når du melder deg på eller kjøper et kurs eller digitalt produkt fra Ekko fra fortiden AS, kan vi behandle:

• navn og kontaktinformasjon
• opplysninger om kjøpet
• betalingsstatus
• tilgang til og bruk av kursplattformen
• progresjon og aktivitet i kurset
• henvendelser knyttet til produktet

Opplysningene brukes til å levere det du har kjøpt, administrere tilgangen, gi nødvendig kundestøtte og oppfylle regnskapsmessige og rettslige forpliktelser.

Opplysninger du registrerer i et kurs eller arbeidsark, skal ikke brukes til å gi individuell helsehjelp. Kursene erstatter ikke utredning eller behandling hos helsepersonell.

8. Nettbutikken

Nettbutikken drives av Ekko fra fortiden AS.

Når du handler i nettbutikken, behandler vi opplysninger som er nødvendige for å:

• registrere og gjennomføre bestillingen
• håndtere betaling
• levere varen eller det digitale produktet
• sende ordrebekreftelse og nødvendig kundeinformasjon
• behandle spørsmål, retur, reklamasjon og angrerett
• oppfylle bokførings- og regnskapsplikter

Dette kan omfatte navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, bestillingsinformasjon og betalingsstatus.

Betalingsopplysninger behandles også av betalingsleverandøren. Ekko fra fortiden AS mottar normalt ikke fullstendige kortopplysninger.

9. Podkast

Ekko fra fortiden AS står bak podkasten «Ekko fra fortiden».

Dersom du kontakter oss om podkasten, foreslår temaer eller deltar som gjest, behandler vi opplysningene som er nødvendige for å følge opp henvendelsen og gjennomføre eventuell produksjon og publisering.

For podkastgjester avklares behandling og publisering av navn, stemme, bilde og andre opplysninger særskilt.

10. Betaling, fakturering og regnskap

Ved kjøp og betaling behandler vi nødvendige opplysninger for å gjennomføre transaksjonen, dokumentere kjøpet og oppfylle lovpålagte regnskaps- og bokføringsplikter.

Opplysninger kan behandles av leverandører av betaling, fakturering, bank og regnskap. Opplysninger som omfattes av lovpålagt oppbevaringsplikt, lagres så lenge loven krever det.

11. Informasjonskapsler og analyse

Nettsidene kan bruke nødvendige informasjonskapsler for at sidene, skjemaene, nettbutikken og innloggingen skal fungere.

Dersom vi bruker analyse-, markedsførings- eller andre ikke-nødvendige informasjonskapsler, skal du få informasjon om dette og mulighet til å samtykke før de aktiveres.

Du kan administrere eller slette informasjonskapsler gjennom innstillingene i nettleseren din. Tilbaketrekking av samtykke påvirker ikke lovligheten av behandling som allerede har funnet sted.

12. Hvem vi deler opplysninger med

Vi selger ikke personopplysningene dine.

Personopplysninger kan deles med leverandører som er nødvendige for å drive virksomhetene, for eksempel leverandører av:

• nettside og webhotell
• nettbutikk
• kursplattform og nyhetsbrev
• sikker timebestilling og journalsystem
• e-post og kommunikasjon
• betaling og fakturering
• regnskap og banktjenester
• IT-drift og informasjonssikkerhet
• levering og frakt

Leverandørene får bare tilgang til opplysninger i den utstrekning det er nødvendig for å levere tjenestene. Der det er påkrevd, inngår vi databehandleravtaler.

Opplysninger kan også utleveres dersom vi er rettslig forpliktet til det.

13. Forholdet mellom selskapene

Traumepsykologen AS og Ekko fra fortiden AS inngår i samme konsern, men er separate behandlingsansvarlige for sine respektive tjenester.

Opplysninger kan ikke deles mellom selskapene kun fordi det foreligger et eierforhold. Eventuell deling krever et konkret formål og et gyldig behandlingsgrunnlag.

Kliniske opplysninger, pasientjournaler og informasjon om hvem som mottar psykologbehandling, brukes ikke til markedsføring i Ekko fra fortiden AS.

14. Overføring av personopplysninger utenfor EØS

Enkelte tekniske leverandører eller deres underleverandører kan behandle personopplysninger utenfor EØS.

Når dette skjer, skal overføringen bygge på et gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå, EUs standard personvernbestemmelser eller andre godkjente mekanismer.

15. Lagring og sletting

Vi oppbevarer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for.

Lagringstiden avhenger blant annet av:

• hvilken tjeneste du har benyttet
• om du fortsatt har et kundeforhold eller abonnement
• behovet for å dokumentere samtykke og avtaler
• krav i bokførings-, regnskaps-, helse- og journalregelverket
• behovet for å håndtere eller forsvare rettskrav

Opplysninger slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige, med mindre loven krever videre oppbevaring.

16. Dine rettigheter

Når vilkårene i personvernregelverket er oppfylt, kan du be om:

• innsyn i personopplysningene vi har om deg
• retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger
• sletting av opplysninger
• begrensning av behandlingen
• utlevering av opplysninger i et strukturert format
• å protestere mot behandlingen
• å trekke tilbake et samtykke

Rettighetene kan være begrenset når opplysninger må oppbevares etter annet regelverk, blant annet reglene om pasientjournaler, bokføring og dokumentasjon.

Henvendelser kan sendes til marion@traumepsykologen.com. Oppgi gjerne hvilken tjeneste henvendelsen gjelder. Vi kan be deg bekrefte identiteten din før forespørselen behandles.

Dersom du mener at personopplysningene dine behandles i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet.

17. Informasjonssikkerhet

Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, offentliggjøring, tap og misbruk.

Tilgang til personopplysninger begrenses til personer og leverandører som har et tjenstlig behov.

18. Endringer i personvernerklæringen

Personvernerklæringen kan bli oppdatert dersom tjenestene, leverandørene eller regelverket endres.

Gjeldende versjon vil alltid være tilgjengelig på nettsiden.